Недавнее исследование, проведенное среди руководителей высшего звена, показало, что 71 процент совещаний является непродуктивным и неэффективным. Это значительно больше, чем 47% времени, которое считалось потраченным впустую, когда я писал свою книгу о деловых встречах много лет назад. Я считаю эту тенденцию тревожной, поскольку она напрямую влияет на итоговую прибыль компаний по всему миру.
Согласно исследованию, проведенному компанией Doodle, стоимость плохо организованных встреч только в США оценивается в 399 миллиардов долларов в год. Эта цифра — тревожный сигнал для руководителей компаний, призывающий принять срочные меры и устранить распространенные ошибки, которые срывают совещания и мешают продуктивности.
7 фатальных ошибок, которые губят эффективность совещаний
- Отклонение от темы: Когда совещания отклоняются от темы, концентрация внимания рушится, и проблемы остаются нерешенными. Сохраняйте лазерную направленность обсуждений, чтобы обеспечить достижение решений.
- Нет целей, нет повестки дня: Каждое совещание требует определенных целей и повестки дня, чтобы задать направление и обеспечить полную готовность участников.
- Совещания слишком затягиваются: Заканчивайте совещание в тот момент, когда вы устраняете причину его проведения или когда прогресс в решении проблемы прекращается.
- Отсутствие подготовки: Отличные встречи требуют подготовки. Участники должны выполнить домашнее задание, чтобы полностью включиться в обсуждение.
- Неоднозначные результаты: Сосредоточьтесь на выработке окончательных решений, которые позволят продвинуться вперед, избегая необходимости проведения новых встреч для решения одного и того же нерешенного вопроса.
- Отсутствие ключевых игроков: Убедитесь, что на встрече присутствуют важные люди, и не приглашайте тех, кому это не нужно.
- Диктатура немногих: Когда один или два человека доминируют в обсуждении, команды разочаровываются, а результаты остаются незавершенными. Убедитесь, что у каждого есть шанс принять участие и внести свой вклад.
Принятие изменений для улучшения результатов совещания
Я твердо убежден, что устранение этих распространенных ошибок при проведении совещаний имеет решающее значение для повышения производительности, морального духа сотрудников и, в конечном счете, финансовых показателей компании. Исследование Harvard Business Review показало, что руководители проводят на совещаниях в среднем 23 часа в неделю, а средняя продолжительность совещания составляет 1,1 часа.
Внедрив простые, но эффективные изменения в практику проведения совещаний, компании могут вернуть себе бесчисленное количество часов и перенаправить их на более продуктивную деятельность.
Тревожный рост числа непродуктивных совещаний должен послужить катализатором перемен. Избежав семи фатальных ошибок, описанных выше, и внедрив передовые методы управления совещаниями, компании смогут раскрыть истинный потенциал своих команд и продвинуть свой бизнес вперед в условиях растущей конкуренции.
