Форматирование презентаций

Создание бизнес-плана? Презентация? Отчет? Следуйте 10 правилам для деловых документов, которые приносят результат

Генеральный директор, на которого обрушился поток плохо оформленных документов, дает отличные советы о том, как добиться максимального эффекта от письменного общения.

Все любят жаловаться на ужасные, вызывающие дремоту презентации. Но если вы хоть какое-то время работали в бизнесе, вы знаете, что не только слайды могут быть ужасными. Скорее всего, вам приходилось сталкиваться с непонятными служебными записками, видеть блуждающие стратегические документы и слышать озадачивающие истории брендов.

Чаще всего это происходит из-за небрежного мышления, слишком большого количества жаргона или плохого стиля изложения. Существуют советы, которые помогут вам избежать всех этих подводных камней (просто перейдите по ссылкам выше). Но, по мнению по крайней мере одного генерального директора, есть еще один виновник неэффективного делового письма: Слишком много профессионалов не умеют создавать убедительные документы.

«Даже очень умные и способные коммуникаторы регулярно отправляют важные документы, которые отвлекают от целей или даже подрывают их», — написал недавно в своем блоге генеральный директор и предприниматель компании Glitch Анил Даш.

Проблема не только в содержании, но и в том, как это содержание представлено». В попытке избавить себя от необходимости мучиться с плохо составленными документами — и помочь другим более эффективно общаться в письменной форме — Дэш в своем посте предлагает длинный список лучших советов по созданию документов, которые принесут вам желаемые результаты.

Весь пост определенно стоит прочитать, но для тех, кто не располагает временем, вот шпаргалка с 10 наиболее важными правилами.

1. Начните с учета интересов вашей аудитории

Практически все остальные советы по написанию текстов служат этому главному пункту: Каждый ваш выбор должен основываться на том, что лучше для вашей целевой аудитории. Если только это не ваш личный дневник или высокое литературное искусство, писать нужно не для себя. Речь идет о том, чтобы каким-то образом воздействовать на аудиторию — убедить, вдохновить, развлечь или проинформировать ее. Начните с этого. Всегда.

Чтобы сделать свои документы максимально эффективными, какую бы цель вы ни преследовали, Дэш советует задавать себе такие вопросы, как:

К кому вы обращаетесь со своим документом?

Как проходит их день, какие еще отвлекающие факторы, заботы или приоритеты у них могут быть?

Какую цель они, скорее всего, преследуют — или какой ответ пытаются получить — глядя на вашу работу?

Какое представление они имеют о вашем исходном контексте, а также о ваших собственных целях и потребностях?

Являются ли используемые вами фреймворк и нарратив релевантными и культурно приемлемыми для целевой аудитории?

2. Перестаньте злоупотреблять форматированием

Пост Дэша содержит фантастическую иллюстрацию от Dark Horse Analytics, на которой чрезмерно загроможденная таблица данных понемногу очищается от лишнего форматирования, чтобы сделать ее более эстетичной и удобной для чтения.

Очищаем таблицу

Это элегантная демонстрация простого принципа: большинство из нас злоупотребляют форматированием.

«Вы можете использовать жирный шрифт, но редко. Вы можете использовать курсив, редко. Только… никогда не используйте подчеркивание. Подчеркивание сейчас существует только для того, чтобы сбить людей с толку, заставив их думать, что что-то является ссылкой, на которую можно нажать», — говорит Дэш. «То же самое касается цветов и шрифтов. Выберите один или, может быть, два. Для всего документа или презентации. (Да, включая любые диаграммы и графики.) Вы можете использовать оттенки одного из цветов, если это необходимо. Но это не так! Делайте меньше».

3. Увеличивайте белое пространство

Это правило легко сформулировать: Когда речь идет о белом пространстве, «его просто не может быть слишком много», — говорит Дэш. Пункты, добавляет он, — это отличный способ дать документу «дышать». Они заставляют вас быть краткими, легко читаются и добавляют много белого пространства.

4. Клип-арт почти никогда не приносит пользы

«Клип-арт почти никогда не приносит пользы, — говорит Дэш. Лучше оставить белое пространство (см. выше), чем вставлять случайное изображение». Вы можете думать, что развлекаете свою аудиторию, но гораздо более вероятно, что безвкусное стоковое изображение улыбающихся деловых людей или деревьев в мерцающем солнечном свете только усложнит восприятие информации, которую вы пытаетесь донести».

5. Последовательность — ключевой момент
Вы можете понять, что шрифт на шестом слайде крупнее, чем на пятом, потому что вы импортировали текст из другого документа, но ваша аудитория будет терять время, пытаясь понять, есть ли у вас какой-то смысл в этой разнице. «Внезапно ваша аудитория пытается понять смысловое значение изменения, которое вы даже не делали специально», — предупреждает Дэш.

Это еще одна причина сохранять простоту форматирования. Если вам не нужно следить за форматированием, вы с большей вероятностью сможете сохранить его последовательность во всем тексте.

6. Ставьте самое важное на первое место

«Люди считают, что первое в списке — самое важное! И они поступают рационально, когда так делают!» в основном кричит Дэш.

7. Помните, что это не тайна убийства

Если в тайне убийства ключевые выводы раскрываются рано и четко, она будет скучной. Если ваш деловой документ не делает этого, он будет вызывать недоумение.

«Очень часто люди испытывают сильное беспокойство по поводу необходимости предварять свой большой драматический момент большим количеством построений. Но вы почти никогда не хотите нагнетать драматическое напряжение в профессиональном контексте; это не триллер, где вы пытаетесь удивить их поворотами», — объясняет Дэш. «Если вы не установите ставки и не проясните свою точку зрения с самого начала, вы вымотаете аудиторию или оставите ее в растерянности, пытаясь угадать, к чему вы клоните на протяжении всего пути».

8. Обозначьте путь

Особенно в длинных документах важно оставлять маркеры по пути, чтобы помочь аудитории понять, где она находится в процессе изложения ваших аргументов и куда примерно направляется.

«Это не обязательно должно быть фантазийно, вам не нужна полная шкала времени, как в видео на YouTube. Но краткое изложение хода работы (и, если у вас особенно длинный документ, изложение своей позиции в этом изложении по ходу дела) поможет убедить людей в том, что они понимают свое место в общем разговоре», — говорит Дэш.

Добавление ограниченной палитры цветов для выделения отдельных разделов и обобщение данных («Эта таблица показывает…. «) — другие способы обозначить путь для вашей аудитории.

9. Придерживайтесь конструктивных вопросов

В деловом контексте документы часто предназначены для того, чтобы заложить основу для дальнейшего обсуждения. Если это ваша цель, убедитесь, что вы формулируете вопросы таким образом, чтобы они были максимально конструктивными. Как правило, это означает, что они должны быть узкими и конкретными.

Вопрос «Как мы можем сделать лучше?» — это «философская дискуссия, а не побуждение организации к выбору!» — говорит Дэш. Лучше задать вопрос типа: «Хотим ли мы инвестировать в более дорогой вариант А, чтобы двигаться быстрее, или в более дешевый вариант Б, чтобы быть более осторожными?»

10. Завершите начатое

Помните, как в девятом классе вас учили писать эссе, излагая тезисы, подкрепляя их доказательствами, а затем повторяя свою главную мысль в заключении? Так вот, этот совет по-прежнему актуален и сейчас, когда вы стали взрослым профессионалом, хотя Дэш добавляет к нему несколько дополнительных оттенков.

«Вы никогда не ошибетесь, повторив первые принципы в заключительной части своего сообщения. Напомните людям о согласовании целей, а в идеале — о согласовании ценностей. Это настраивает на конструктивный разговор и проясняет приоритеты, которые вы все разделяете, чтобы вести диалог в первую очередь». Вы никогда не ошибетесь, если поблагодарите аудиторию или напомните ей о прошлых успехах совместной работы», — пишет он.

Деловое письмо — это не про удовольствие. Оно не о красоте. Речь идет о достижении желаемого результата. И если вы не думаете о том, как лучше оформить и представить свои идеи в документе, вы будете гораздо менее успешны, чем могли бы».

Прокрутить вверх